Представьте, вместо приглашения на встречу в календаре вы получили ссылку с темой «Мозговой штурм» в чате. Среди тонны сообщений она потерялась, но вы все же отыскали ее и подключились вовремя, хотя у вас во Владивостоке уже поздний вечер. На встрече выяснилось, что вы не скачали нужные программы и вообще не в теме трендов рынка EdTech. Пожалуйста, не надо так!
Директор по персоналу B2B Евгения Трапезникова рассказала, как правильно назначать встречи в календаре, чтобы не навлечь на себя гнев коллег.
- Пришлете приглашение заранее. В рамках разумного, конечно. За месяц — это рано, а за 5 минут до начала — сами понимаете.
- Обратите внимание на опции календаря участников. Учет разницы часовых поясов сделает вас героем дня у коллег из Сибири и Дальнего Востока.
- Обозначите тему обсуждения. Это позволит участникам подготовиться к встрече морально.
- Позовете только тех коллег, которые нужны для обсуждения и принятия решений.
- Подкрепите приглашение описанием формата, местом или ссылкой для подключения.
- Прокомментируете перенос встречи. Прыжки встреч в расписании чаще всего связаны не с капризом назначающего, а с форс-мажором или невозможностью участия ключевых визави. Краткий комментарий об этом будет жестом заботы о коллегах.
Ваши коллеги не придут на встречу сонными или с выключенными видео, если вы:
- Во вложении будет повестка или простой перечень вопросов к встрече. Участники смогут подготовиться предметно, а вы будете управлять обсуждением.
- Вы заранее пришлете материал к обсуждению. Заранее — это за день. За час — не считается, а еще не считается, если вы пришлете материал отдельным от приглашения письмом.
- Вы предусмотрите дружелюбный к любым гаджетам формат материала. Ведь в то время, как PPT может искажаться при открытии с ноутбука и телефона, PDF не плывет при открытии с гаджетов.
- Вы вставите активную ссылку в текст приглашения. Если она стоит в поле «место», количество совершаемым адресатом телодвижений, увеличивается почти в 3 раза. Мы посчитали.
- Выбранный слот времени будет соответствовать тому, сколько нужно для решения вопроса. Можно ли бронировать календарь на 10 минут, если этого хватит? Точно да! Стоит ли бронировать для пятнадцатиминутного вопроса целый час? Однозначно нет!
Вместо расплывчатых записей на доске MIRO на мозговом штурме вы получите готовый план самых искрометных решений от коллег, если:
- Придерживаетесь хорошего тона не только в отправке приглашения, но и в его получении. «Принять», «отклонить» или «поставить под вопрос» — чудотворные кнопки, помогающие получателю структурировать свой календарь, а отправителю узнать, стоит ли вас ожидать на встрече. Это уровень начинающего пользователя почты. А продвинутым напоминаем про кнопку «предложить альтернативное время». Она помогает отправителю узнать, когда вы сможете встретиться.
Ну и в качестве вишенки — безусловную любовь от коллег вы сможете получить, если:
Как вам рубрика? Тоже захотели рассказать о своих лайфхаках в рабочих коммуникациях? Присылайте свои вопросы и предложения на электронный адрес Дайджеста ЯHR: digest_hr@rt.ru.
Вредные советы не принимаем!
Вредные советы не принимаем!
