Новости ОЦО
В компании прошел реинжиниринг процесса табельного учета
В прошлом году команда ОЦО обнаружила в процессе табельного учета следующие проблемы:
Решено было реализовать ряд мероприятий для устранения проблем:
- несвоевременное отражение информации в основном табеле
- многочисленные корректировки, ставшие причиной недоплат и переплат сотрудникам
Решено было реализовать ряд мероприятий для устранения проблем:
- изменены сроки закрытия табеля
- реализовано автоматическое проставление отсутствия при открытии и закрытии больничного листа
- оптимизирован процесс оформления работы в выходной/праздничный день и сверхурочной работы
- упрощен процесс подписания табеля
- С 3 дней до 1
сокращено среднее время работы с заявкой - 100%
табелей учета рабочего времени подписано
Изменение сроков закрытия табеля
С июля 2023 года сроки закрытия табеля для расчета заработной платы перенесены на последний рабочий день месяца.
Увеличено время на предоставление данных по кадровым событиям, а также на внесение в табель информации об отсутствии. Сокращено количество исправительных табелей.
Таким образом у ответственных за ведение табеля есть больше времени для внесения актуальной информации в табель, теперь нет необходимости вносить исправления в учет рабочего времени.
Увеличено время на предоставление данных по кадровым событиям, а также на внесение в табель информации об отсутствии. Сокращено количество исправительных табелей.
Таким образом у ответственных за ведение табеля есть больше времени для внесения актуальной информации в табель, теперь нет необходимости вносить исправления в учет рабочего времени.
Автоматическое проставление ВИРВов при открытии больничного листа
С октября 2023 года в табеле автоматически проставляется информация об отсутствии сотрудника на весь период временной нетрудоспособности (больничного)
Ответственному за табельный учет не требуется проставлять отсутствие (НН) в табеле*, если сотрудник отсутствует по болезни (он заболел сам либо оформил больничный по уходу за больным членом семьи)
*Исключение:
- сотрудник находится на стационарном лечении
- сотрудница оформила отпуск по беременности и родам.
После закрытия больничного листа в табеле автоматически период отсутствия (НН) будет заменен на период больничного (Б), а также в СФР будет передана информация для выплаты пособия по временной нетрудоспособности.
Важно! Ответственному за табельный учет при согласовании табеля нужно проверить автоматически проставленное отсутствие сотрудника и в случае необходимости внести НН.
Если отсутствие на период больничного внесено автоматически и табельщиком, необходимо удалить отметки отсутствия (НН), внесенные самим табельщиком, чтобы избежать дублирования информации об отсутствии в системе.
Если отсутствие на период больничного внесено автоматически и табельщиком, необходимо удалить отметки отсутствия (НН), внесенные самим табельщиком, чтобы избежать дублирования информации об отсутствии в системе.
Если отсутствие на период больничного листа будет своевременно заполнено в табеле учета рабочего времени, это гарантирует корректное отражение периода нетрудоспособности и минимизирует необходимость в перерасчете заработной платы.
Оформление работы в выходной или праздничный день/сверхурочной работы
С ноября 2023 года, изменен процесс оформления работы в выходной или праздничный день/сверхурочной работы:
2 р.д. для второго согласующего
2 р.д. для третьего согласующего
5 р. д для профсоюза
2 р.д. для HRBP
Оформление работы в выходной или праздничный день/сверхурочной работы
С ноября 2023 года, изменен процесс оформления работы в выходной или праздничный день/сверхурочной работы:
- с 3 до 5 сократилось количество согласующих руководителей
- Сократилось количество времени на обработку заявок на всех этапах согласования:
2 р.д. для второго согласующего
2 р.д. для третьего согласующего
5 р. д для профсоюза
2 р.д. для HRBP
- реализовано автоматическое согласование заявок при истечении срока согласования
Срок согласования заявок сокращен — не более 14 дней, что в свою очередь способствует своевременной и корректной выплате за работу в выходной и праздничный день/сверхурочную работу.
Важно! Загрузка данных по работе в выходной и праздничный день/сверхурочной работе производится два раза в месяц — при формировании исправительного табеля и при выплате ЗП.
Подписание табеля
С декабря 2023 года, изменен процесс подписания табеля:
- табель больше не поступает к руководителю структурного подразделения для подписания;
- табель поступает на согласование к лицу, ответственному за табельный учет*, а далее на подписание к ответственному подписанту по компании.
В следствии этого изменения:
- табели будут подписаны в срок
- руководителям не нужно будет получать НЭП, для подписания табеля
- не нужно назначать заместителя подписанта
Важно! После того, как ответственный за табельный учет согласует табель учета рабочего времени, и он поступит на подписание к ответственному подписанту по компании, вернуть табель на корректировку невозможно.
* если от руководителя структурного подразделения не поступила информация о том, кого нужно назначить ответственным за табельный учет (табельщика), то табельщиком будет назначен сам руководитель
Реализованные мероприятия помогли сократить количество корректировок в исправительном табеле более чем на 30%
Важно, чтобы ответственные за ведение табельного учета:
Реализованные мероприятия помогли сократить количество корректировок в исправительном табеле более чем на 30%
Важно, чтобы ответственные за ведение табельного учета:
- были осведомлены о любых изменениях, принимали их во внимание
- активно содействовали в точном и своевременном учете рабочего времени сотрудников
- правильно заполняли данные в табеле учета рабочего времени для корректного расчета заработной платы и снижения рисков, связанных с трудовыми спорами.
Напоминаем, что методологические материалы по табельном учету расположены в Сообществе службы поддержки табельщиков на корпоративном портале.
При возникновении вопросов по табельному учету: создайте заявку в HelpMe по услуге «Служба поддержки табельщиков».
При возникновении вопросов по табельному учету: создайте заявку в HelpMe по услуге «Служба поддержки табельщиков».
